Wat de module toevoegt
- Automatisch uitsturen van facturen in PDF-formaat via een aparte e-mail.
- Automatische BTW-verlegging bij geldige buitenlandse EU-BTW-nummers, wanneer die instelling actief is.
- VIES-controle van BTW-nummers en bedrijfsgegevens.
- BTW-percentages per tickettype.
- Prijsweergave inclusief of exclusief BTW in de ticketshop.
- Factuurnummering met optionele prefix.
- Betalen op factuur voor bezoekers, wanneer deze functie voor jouw organisatie beschikbaar is.
Voorwaarde: BTW-nummer organisator
Voordat je de module kunt activeren, moet het BTW-nummer van de organisator bekend zijn. Dit BTW-nummer wordt op de facturen getoond. Is het BTW-nummer nog niet ingesteld, dan zal je eerst de mogelijkheid zien om een BTW-nummer in te stellen.Wat gebeurt er bij inschakelen?
Bij het inschakelen voert TicketSoft automatisch meerdere acties uit:| Actie | Gevolg |
|---|---|
| Afrekenformulier wordt evenement-specifiek | Het evenement gebruikt niet langer het globale afrekenformulier. |
| Facturatievelden worden toegevoegd | Zakelijke bestelling, land, bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer en PO-nummer worden automatisch toegevoegd. |
| Prijsweergave gaat standaard naar exclusief BTW | Dit kun je daarna aanpassen in de instellingen van de facturatie-module. |
| Bedrijfsvelden staan standaard aan | Bezoekers zien de zakelijke velden standaard, tenzij je dit wijzigt. |
| Organisator betaalt service- en boekingskosten | Service- en boekingskosten worden geacht in de ticketprijs te zitten. Neem contact met ons op indien je deze toch zou willen doorbelasten. |
| BTW-percentage per ticket is beschikbaar | Standaard wordt 21% gebruikt, maar je kunt dit per tickettype aanpassen. |
De samenhang met het afrekenformulier is direct: zodra de facturatie-module actief is, voegt TicketSoft automatisch facturatievelden toe aan het evenement-specifieke afrekenformulier. Deze facturatievelden beheer je via de facturatie-module en niet als gewone losse afrekenvelden.
Automatisch toegevoegde afrekenvelden
| Veld | Type | Functie |
|---|---|---|
| Zakelijke bestelling | Checkbox | Bezoeker geeft aan dat het om een zakelijke of particuliere bestelling gaat. |
| Land van registratie | Dropdown | Bepaalt welk BTW-systeem geldt. |
| Bedrijfsnaam | Tekst | Naam van de factuurontvanger. |
| Straat | Tekst | Factuuradres. |
| Huisnummer | Tekst | Factuuradres. |
| Postcode | Tekst | Factuuradres. |
| Plaats | Tekst | Factuuradres. |
| BTW-nummer | Tekst | Nodig voor BTW-verlegging binnen de EU. |
| PO-nummer | Tekst | Optionele referentie voor de klant. |
Instellingen van de facturatie-module
| Instelling | Functie | Wanneer gebruiken? |
|---|---|---|
| BTW binnen eigen land | Wordt via het BTW-percentage per tickettype bepaald. | Gebruik Tickettypen om per ticket het juiste percentage te zetten. |
| BTW binnen de EU | Keuze tussen BTW verleggen en BTW van ticket in rekening brengen. | Gebruik BTW verleggen wanneer zakelijke EU-klanten buiten je eigen land met geldig BTW-nummer zonder BTW moeten bestellen. |
| BTW buiten de EU | Keuze tussen Geen BTW (0%) en BTW van ticket in rekening brengen. | Afhankelijk van je fiscale situatie. |
| Toon prijzen inclusief/exclusief BTW | Bepaalt hoe prijzen in de ticketshop worden weergegeven. | B2B-evenementen tonen vaak exclusief BTW, consumentenevenementen meestal inclusief BTW. |
| Bedrijfsvelden standaard zichtbaar | Bepaalt of zakelijke velden direct zichtbaar zijn of pas na aanvinken van zakelijke bestelling. | Zet standaard aan voor zakelijke events; zet standaard uit voor consumentenverkoop met optionele factuur. |
| Factuurnummer-prefix | Voorvoegsel voor factuurnummers, bijvoorbeeld TS-. | Handig voor boekhouding of evenementreeksen. Nummering loopt door over evenementen. |
Hoe BTW-verlegging en VIES-controle werkt
Wanneer een bezoeker een zakelijke bestelling plaatst vanuit een ander EU-land en BTW-verlegging actief is, controleert TicketSoft het BTW-nummer via VIES. De checkout-flow werkt als volgt:Bezoeker kiest zakelijke bestelling
De zakelijke velden worden zichtbaar, of staan al standaard open wanneer die instelling actief is.
Bezoeker kiest land van registratie
Het land bepaalt of BTW-verlegging mogelijk is. Het BTW-nummer moet passen bij de landcode.
Bezoeker vult bedrijfsgegevens in
Bedrijfsnaam, adres en eventueel PO-nummer worden gebruikt voor de factuur.
Bezoeker vult BTW-nummer in
Voor EU-BTW-verlegging is het BTW-nummer verplicht. Zonder BTW-nummer kan de bezoeker doorgaan zonder BTW-verlegging.
TicketSoft valideert via VIES
Het systeem controleert of het BTW-nummer geldig is en vergelijkt beschikbare VIES-gegevens met de ingevulde bedrijfsgegevens.
Bezoeker corrigeert of bevestigt
Bij afwijkingen kan de bezoeker gegevens vervangen door VIES-gegevens of doorgaan zonder BTW-verlegging.
Betalen op factuur
We rollen Betalen op factuur gefaseerd uit naar organisatoren. Zie je de instelling nog niet, maar wil je de functie eerder gebruiken? Neem dan contact met ons op.
Wanneer is Betalen op factuur beschikbaar?
De betaaloptie verschijnt alleen in de checkout wanneer alle voorwaarden kloppen:- TicketSoft heeft Betalen op factuur voor jouw organisatie ingeschakeld.
- De facturatie-module staat aan voor het evenement.
- Je hebt Betalen op factuur aanbieden aangezet in de facturatie-module van het evenement.
- Overboekingen zijn ingeschakeld voor je organisatie.
- De vervaldatum kan nog op tijd worden gehaald.
Instellingen per evenement
Wanneer Betalen op factuur voor jouw organisatie beschikbaar is, zie je extra instellingen onder de facturatie-module:| Instelling | Functie |
|---|---|
| Betalen op factuur aanbieden | Zet de betaaloptie aan of uit voor dit evenement. |
| Betaaltermijn in dagen | Bepaalt hoeveel dagen de bezoeker krijgt om te betalen. Standaard is dit 14 dagen. |
| Capaciteit reserveren | Laat openstaande factuurbestellingen meetellen in de beschikbare capaciteit. Dit staat standaard aan. |
| Automatische herinneringen | Stuurt een betalingsherinnering wanneer de factuur na de vervaldatum nog open staat en er nog minimaal één dag tot de start is. |
| Capaciteit automatisch vrijgeven na vervaldatum | Geeft gereserveerde capaciteit vrij na het ingestelde aantal dagen na de vervaldatum. |
| Automatisch crediteren na vrijgave | Maakt automatisch een creditfactuur aan wanneer capaciteit wordt vrijgegeven vanwege een verlopen factuurbetaling. |
Wat ziet de bezoeker?
De checkout toont Betalen op factuur als aparte betaalmethode. Na het plaatsen van de bestelling gebeurt het volgende:TicketSoft maakt een openstaande bestelling aan
De bestelling krijgt de status wacht op betaling. De tickets zijn nog niet geldig en worden nog niet verzonden.
TicketSoft maakt direct een factuur aan
De factuur is een definitieve factuur en wordt als PDF meegestuurd.
De bezoeker ontvangt de factuurmail
De e-mail bevat een knop om online te betalen en, als alternatief, de overboekingsgegevens met een unieke overboekingscode. Hierdoor kan de overboeking geautomatiseerd verwerkt worden.
De bezoeker voert de betaling uit
Dit geldt voor online betaling en voor bankoverschrijving, mits de overboekingscode exact wordt gebruikt.
E-mails aanpassen
Wanneer Betalen op factuur actief is, komen er extra varianten beschikbaar bij de bevestigingsmails:- Bezoekers (betalen op factuur) - Nederlands en Engels.
- Bezoekers (betalingsherinnering factuur) - Nederlands en Engels.
Openstaande factuurbestellingen beheren
Bij een bestelling die via Betalen op factuur is geplaatst, zie je in de bestelling extra betaalinformatie, zoals de overboekingscode, IBAN/BIC, vervaldatum en reserveringsstatus. Je kunt handmatig:- gereserveerde capaciteit vrijgeven;
- capaciteit opnieuw reserveren, zolang dit binnen de beschikbare capaciteit past;
- de factuurmail opnieuw versturen;
- de factuur crediteren via de bestaande factuuracties.