Facturatiemodule gebruiken

Met de facturatiemodule kan TicketSoft automatisch facturen versturen naar bezoekers die tickets kopen. De module voegt facturatievelden toe aan de checkout, rekent met btw-regels en kan bij buitenlandse zakelijke bestellingen btw automatisch verleggen. Voor een breder overzicht van betaalmethoden, facturatie en kostenverdeling kun je ook de functiepagina betalingen en facturatie bekijken.

​

Wat de module toevoegt

• Automatisch versturen van facturen in PDF-formaat via een aparte e-mail.
• Automatische btw-verlegging bij geldige buitenlandse EU-btw-nummers, wanneer die instelling actief is.
• VIES-controle van btw-nummers en bedrijfsgegevens.
• Btw-percentages per tickettype.
• Prijsweergave inclusief of exclusief btw in de ticketshop.
• Factuurnummering met optionele prefix.
• Betalen op factuur voor bezoekers, wanneer deze functie voor jouw organisatie beschikbaar is.

​

Voorwaarde: btw-nummer organisator

Voordat je de module kunt activeren, moet het btw-nummer van de organisator bekend zijn. Dit btw-nummer wordt op de facturen getoond. Is het btw-nummer nog niet ingesteld, dan zie je eerst de mogelijkheid om een btw-nummer in te stellen.

​

Wat gebeurt er bij inschakelen?

Bij het inschakelen voert TicketSoft automatisch meerdere acties uit:

​

Automatisch toegevoegde afrekenvelden

​

Instellingen van de facturatiemodule

​

Hoe btw-verlegging en VIES-controle werken

Wanneer een bezoeker een zakelijke bestelling plaatst vanuit een ander EU-land en btw-verlegging actief is, controleert TicketSoft het btw-nummer via VIES. De checkout-flow werkt als volgt:

​

Betalen op factuur

Met Betalen op factuur kan een bezoeker in de checkout kiezen om eerst een factuur te ontvangen. TicketSoft maakt direct een definitieve factuur aan en verstuurt een factuurmail met een online betaallink en gegevens voor bankoverschrijving. De tickets worden pas verzonden en bruikbaar nadat de betaling is ontvangen. De functie gebruikt dezelfde factuurgegevens, btw-regels, factuurnummering en PDF-facturen als de rest van de facturatiemodule. Er zijn dus geen aparte factuurvelden voor Betalen op factuur.

​

Wanneer is Betalen op factuur beschikbaar?

De betaaloptie verschijnt alleen in de checkout wanneer alle voorwaarden kloppen:

• TicketSoft heeft Betalen op factuur voor jouw organisatie ingeschakeld.
• De facturatiemodule staat aan voor het evenement.
• Je hebt Betalen op factuur aanbieden aangezet in de facturatiemodule van het evenement.
• Overboekingen zijn ingeschakeld voor je organisatie.
• De vervaldatum kan nog op tijd worden gehaald.

TicketSoft verbergt de optie automatisch als de betalingstermijn niet meer past bij de start van het evenement of ticket. De vervaldatum is de ingestelde betaaltermijn, maar nooit later dan de dag voor de vroegste relevante starttijd. Als een tickettype een eigen starttijd heeft, gebruikt TicketSoft die starttijd. Bij meerdere tickettypen in één bestelling gebruikt TicketSoft de vroegste starttijd.

​

Instellingen per evenement

Wanneer Betalen op factuur voor jouw organisatie beschikbaar is, zie je extra instellingen onder de facturatiemodule:

​

Wat ziet de bezoeker?

De checkout toont Betalen op factuur als aparte betaalmethode. Na het plaatsen van de bestelling gebeurt het volgende: Op de statuspagina kan de bezoeker de factuur online betalen. Bankoverschrijving blijft mogelijk via de getoonde IBAN, BIC en unieke overboekingscode, maar we adviseren de bezoeker om online te betalen omdat bankoverschrijvingen langer kunnen duren.

​

E-mails aanpassen

Wanneer Betalen op factuur actief is, komen er extra varianten beschikbaar bij de bevestigingsmails:

• Bezoekers (betalen op factuur) - Nederlands en Engels.
• Bezoekers (betalingsherinnering factuur) - Nederlands en Engels.

Deze e-mails ondersteunen onder andere variabelen voor factuurnummer, vervaldatum, bedrag, betaallink, IBAN, BIC en overboekingscode. Als je geen aangepaste tekst publiceert, gebruikt TicketSoft standaardteksten. Voor iedere factuur- en herinneringsvariant kun je ook het onderwerp aanpassen. In het onderwerp zijn de evenementnaam en de automatische keuze tussen ticket en tickets beschikbaar. Zie Bevestigingsmail voor de werking en beperkingen.

​

Openstaande factuurbestellingen beheren

Bij een bestelling die via Betalen op factuur is geplaatst, zie je in de bestelling extra betaalinformatie, zoals de overboekingscode, IBAN/BIC, vervaldatum en reserveringsstatus. Je kunt handmatig:

• gereserveerde capaciteit vrijgeven;
• capaciteit opnieuw reserveren, zolang dit binnen de beschikbare capaciteit past;
• de factuurmail opnieuw versturen;
• de factuur crediteren via de bestaande factuuracties.

Als een betaling later binnenkomt nadat capaciteit niet was gereserveerd of al is vrijgegeven, verwerkt TicketSoft de betaling alsnog en worden de tickets verzonden. Leidt dit tot capaciteitsoverschrijding, dan ontvangt de organisator een waarschuwing. Je kunt dan de tickets van de te laat betaalde factuur intrekken. Als een factuur automatisch is gecrediteerd en de betaling daarna alsnog via PAY binnenkomt, verwerkt TicketSoft de betaling en maakt het systeem een administratieve correctie zodat de facturatie weer klopt.

​

Uitschakelen

Bij uitschakelen worden er geen nieuwe facturen meer aangemaakt en wordt btw niet meer automatisch verlegd of op 0% gezet. TicketSoft zet de facturatievelden in het afrekenformulier op verwijderd, zodat gewone afrekenvelden overblijven.