Bestellingen beheren

De pagina Bestellingen is het centrale overzicht van alle bestellingen binnen je organisatie. Vanuit dit overzicht open je een bestelling om gegevens te controleren, tickets toe te voegen, tickets opnieuw te verzenden, ticketstatussen te wijzigen, scan-historie te bekijken of een terugbetaling aan te maken.

​

Bestellingenoverzicht

In het overzicht zie je per bestelling: Het overzicht is gepagineerd. Je kunt zelf instellen of je 10, 25, 50 of 100 bestellingen per pagina ziet.

​

Zoeken

Gebruik Zoeken om een bestelling terug te vinden op:

• bestelnummer;
• voornaam;
• achternaam;
• volledige naam;
• e-mailadres.

Een zoekopdracht op bestelnummer zoekt exact op dat nummer. Namen en e-mailadressen worden als tekst gezocht, waardoor een deel van een naam of e-mailadres meestal voldoende is. Zet Ook zoeken in afreken- en ticketvelden met persoonlijke gegevens aan als de gewone zoekopdracht niet genoeg is. TicketSoft zoekt dan ook in:

• afrekenvelden die als persoonlijk gegeven zijn gemarkeerd;
• ticketvelden die als persoonlijk gegeven zijn gemarkeerd.

Bij de zoekresultaten toont de kolom Gevonden via het type en de naam van het veld, de gevonden waarde en bij een ticketveld ook het tickettype. Deze uitgebreidere zoekactie is optioneel, zodat TicketSoft niet standaard alle persoonlijke velden doorzoekt of toont.

​

Bestelling bekijken

Op de detailpagina zie je alle informatie over een bestelling:

• bestelstatus en betaalstatus;
• bestellink naar de checkoutstatus;
• interne notities bij de bestelling;
• klantgegevens;
• afrekenvelden;
• ticketvelden;
• facturen voor de bestelling;
• betalingen en terugbetalingsacties;
• de mogelijkheid om één of meer typen gratis tickets aan een betaalde bestelling toe te voegen;
• privacyacties voor klantgegevens;
• tickets, ticketstatussen en scan-informatie;
• verzonden e-mails en bezorgstatussen.

Bij TicketSwap-bestellingen kan zichtbaar zijn dat de bestelling via TicketSwap is aangemaakt en een eerdere bestelling vervangt.

​

Interne notities

Met Notities leg je informatie vast die bij de bestelling hoort, bijvoorbeeld de achtergrond van een correctie of een afspraak met een bezoeker. Een notitie toont de auteur en het tijdstip. Notities van TicketSoft zijn herkenbaar aan het TicketSoft-logo en de naam TicketSoft. Een notitie mag maximaal 5.000 tekens bevatten. Plaats geen persoonlijke gegevens in notities: iedereen die de bestelling kan bekijken, kan ook de notities lezen. Alleen gebruikers met beheerrechten kunnen een notitie toevoegen.

​

Klantgegevens aanpassen

Je kunt op een bestelling de klantgegevens aanpassen:

• voornaam;
• achternaam;
• e-mailadres.

Na opslaan worden de klantgegevens op de bestelling bijgewerkt. Gebruik dit bijvoorbeeld wanneer een bezoeker een typefout in het e-mailadres heeft gemaakt.

​

Privacyacties op een bestelling

Bij Klantgegevens kun je ook privacyacties uitvoeren voor een losse bestelling. Gebruik Anonimisering uitschakelen bijvoorbeeld wanneer er een geschil, klacht of administratieve controle loopt waarbij je de gegevens tijdelijk langer nodig hebt. Je blijft zelf verantwoordelijk voor deze afweging.

​

Afrekenvelden aanpassen

Als het evenement een afrekenformulier gebruikt, toont de bestelling de ingevulde afrekenvelden. TicketSoft maakt onderscheid tussen:

• facturatievelden: velden die bij de facturatiemodule horen, zoals bedrijfs- en factuurgegevens;
• reguliere afrekenvelden: extra velden die je zelf in het afrekenformulier hebt ingesteld;
• historische velden: waarden van velden die op het moment van bestellen bestonden, maar later niet meer in het huidige formulier staan.

Per zichtbaar veld kun je:

• de waarde kopiëren;
• de waarde wijzigen;
• ontbrekende velden alsnog toevoegen;
• een veld verwijderen wanneer dat veilig kan.

Een verplicht veld mag niet leeg worden opgeslagen. Een afrekenveld dat als parameter in de bevestigingsmail wordt gebruikt, kan niet uit de bestelling worden verwijderd. Daarmee voorkomen we dat e-mailtemplates verwijzen naar een waarde die niet meer bestaat.

​

Ticketvelden aanpassen

Ticketvelden horen bij een specifiek tickettype en worden per ticket opgeslagen. Op de bestelling kun je per ticket de ingevulde ticketvelden bekijken en wijzigen. TicketSoft ondersteunt bij het aanpassen onder andere tekstvelden, datums, nummers, keuzelijsten, checkboxen, landenvelden en uploadvelden, afhankelijk van het veldtype dat bij het tickettype is ingesteld. Bij uploadvelden wordt het bestand opnieuw verwerkt. Bij afbeeldingsvelden blijft de bestaande waarde behouden wanneer je geen nieuwe upload doet.

​

Tickets toevoegen aan een bestelling

Administratoren kunnen tickets toevoegen aan een bestaande (betaalde) bestelling. Gebruik dit bijvoorbeeld om een bezoeker achteraf een extra toegangsbewijs, gastenticket of compensatieticket te geven zonder een nieuwe bestelling of betaling aan te maken. Je kunt in één actie meerdere tickettypen toevoegen. Kies per tickettype een aantal van 1 tot 100 en gebruik Nog een tickettype toevoegen voor een extra regel. Elk tickettype kan binnen dezelfde actie één keer worden gekozen. TicketSoft toont de tickettypen van hetzelfde evenement waarvoor nog capaciteit beschikbaar is. Online tickets, deurverkooptickets, gastentickets en bundels kunnen worden toegevoegd. Producten kunnen niet als los ticket aan een bestelling worden toegevoegd. Toegevoegde tickets krijgen:

• prijs 0;
• servicekosten 0;
• status Te gebruiken;
• een eigen ticketregel op de bestelling;
• geen ingevulde ticketvelden.

We controleren alle gekozen tickettypen voordat de tickets worden toegevoegd. Bij een ticketgroep telt de groepscapaciteit mee. Bij een bundel controleren we de capaciteit van de onderliggende tickets en maakt het systeem voor elk onderdeel de juiste losse tickets aan. Kan één selectie niet worden toegevoegd, dan wordt de hele actie teruggedraaid en worden er geen tickets toegevoegd. Na het toevoegen kun je de tickets direct opnieuw verzenden. Standaard gebruikt TicketSoft het e-mailadres van de bestelling. Je kunt voor deze verzending ook een ander e-mailadres invullen.

​

Ticketstatus wijzigen

Per ticket kun je de status wijzigen wanneer het ticket betaald en niet terugbetaald is. Beschikbare statussen zijn: Een statuswijziging wordt vastgelegd in de scan-historie. Wanneer je een ticket intrekt, verlaagt TicketSoft het aantal verkochte tickets van het tickettype. Wanneer je een ingetrokken ticket weer geldig maakt, verhoogt TicketSoft dat aantal opnieuw. Statuswijzigingen sturen ook een update naar gekoppelde wallet-tickets, zodat bijvoorbeeld Google Wallet de nieuwe status kan verwerken. Via het bewerk-icoon in de kolom Ticket status kun je dezelfde status ook in één keer toepassen op alle geschikte tickets van de bestelling. Onbetaalde en terugbetaalde tickets worden overgeslagen, net als tickets die de gekozen status al hebben. TicketSoft meldt na afloop hoeveel tickets zijn bijgewerkt en hoeveel zijn overgeslagen.

​

Scan-historie bekijken

Via de scan-historie van een ticket zie je welke acties op het ticket zijn uitgevoerd. Per regel toont TicketSoft:

• scanmoment of wijzigingsmoment;
• uitscanmoment, als uitscannen is gebruikt;
• aanwezigheidsduur, als die beschikbaar is;
• type actie, zoals inscan, wijziging naar gebruikt, wijziging naar niet gebruikt of wijziging naar ingetrokken;
• gebruiker die de actie uitvoerde, of Onbekend als die niet bekend is.

Gebruik scan-historie om vragen aan de ingang te beantwoorden, te controleren waarom een ticket niet meer geldig is of te zien of een ticket handmatig is aangepast.

​

Tickets opnieuw verzenden

Met Tickets opnieuw verzenden stuur je de ticketmail opnieuw. Standaard staat het e-mailadres van de bestelling ingevuld. Je kunt een ander e-mailadres gebruiken voor deze verzending. TicketSoft verzendt fysieke tickets als PDF-tickets. Voor online tickets is geen PDF met QR-code beschikbaar. Als een bestelling alleen online tickets bevat, is downloaden of opnieuw verzenden als PDF daarom niet hetzelfde als bij fysieke tickets.

​

Tickets downloaden

Als de bestelling fysieke tickets bevat, kun je de PDF downloaden. Online tickets hebben geen PDF met QR-code. De download is bedoeld om tickets handmatig naar een bezoeker te sturen of intern te controleren.

​

Facturen op een bestelling

Wanneer de facturatiemodule voor het evenement actief is, kan een bestelling facturen bevatten. Op de bestelling zie je onder andere:

• factuurdatum;
• factuurnummer;
• bedragen;
• downloadknop voor de PDF;
• eventuele mogelijkheid om een factuur te crediteren.

Je kunt ook een aanvullende factuurregel laten aanmaken. Daarvoor vul je per regel een omschrijving, aantal, stuksprijs, btw-percentage en eventueel btw-verlegging in. TicketSoft maakt daarna een nieuwe factuur aan en verzendt deze.

​

Terugbetalen

Als een bestelling betaald is en de betaling technisch terugbetaalbaar is, kun je een terugbetaling starten. Welke terugbetalingsmethoden zichtbaar zijn hangt af van de betaalprovider, de bestelregels en eerdere terugbetalingen. We kunnen de volgende methoden tonen: Bij Specifieke tickets toont TicketSoft het nog terug te betalen bedrag, het geselecteerde bedrag en het bedrag dat daarna resteert. Bedragen die niet meer binnen het resterende budget passen, kun je niet selecteren. Een terugbetaling kan optioneel per e-mail aan de bezoeker worden bevestigd. Na een terugbetaling:

• worden bij Specifieke tickets de geselecteerde tickets als terugbetaald gemarkeerd en worden nog geldige tickets ingetrokken;
• worden bij Volledige bestelling alle tickets ingetrokken;
• blijven de ticketstatussen bij Vrij bedrag ongewijzigd;
• wordt een eventuele wijziging van de ticketstatus in de scan-historie vastgelegd;
• wordt het bestelbedrag aangepast;
• wordt de bestelling als terugbetaald of gedeeltelijk terugbetaald gemarkeerd;
• wordt intern een melding aangemaakt.

​

Bestelling verwijderen

Betaalde bestellingen kunnen niet worden verwijderd. Een onbetaalde bestelling kan door TicketSoft verwijderd worden op verzoek van de organisator. Bij verwijderen worden gekoppelde gegevens zoals tickets, betalingen, factuurdata en veldwaarden opgeschoond.

​

Praktische werkwijze