Op de pagina Privacy en bewaartermijnen beheer je hoe lang TicketSoft persoonsgegevens van bezoekers bewaart. Zo houd je grip op gegevens die nodig zijn voor je evenement, terwijl oude persoonsgegevens automatisch worden geanonimiseerd zodra ze niet meer nodig zijn.
Deze instellingen gelden voor de organisatie. Nieuwe evenementen nemen de standaardinstellingen van je organisatie over. Per evenement kun je de bewaartermijn daarna nog aanpassen.
Waar vind je deze instellingen?
Ga in het administratiepaneel naar je organisatie-instellingen en open Privacy en bewaartermijnen.
Alleen gebruikers met beheerrechten voor de organisatie kunnen deze instellingen aanpassen.
Standaardinstellingen
Bij Instellingen bepaal je de standaardwaarden voor nieuwe evenementen.
| Instelling | Werking |
|---|
| Standaard bewaartermijn voor niet-financiële gegevens | Bepaalt hoelang TicketSoft persoonsgegevens bewaart die niet nodig zijn voor facturatie. |
| Link naar privacybeleid | Wordt gebruikt als standaard privacybeleid voor nieuwe evenementen. |
| Link naar algemene voorwaarden | Wordt gebruikt als standaardlink naar je algemene voorwaarden. |
| Link naar huisregels | Wordt gebruikt als standaardlink naar je huisregels. |
Kies je een bewaartermijn langer dan 2 jaar? Controleer dan of dit nodig is en leg dit duidelijk vast in je privacybeleid.
Niet-financiële en financiële gegevens
TicketSoft maakt onderscheid tussen twee soorten gegevens.
| Soort gegevens | Voorbeelden | Bewaartermijn |
|---|
| Niet-financiële gegevens | Naam, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, persoonlijke afrekenvelden, persoonlijke ticketvelden en verzonden bestel-e-mails. | Instelbaar per organisatie en per evenement. |
| Financiële gegevens | Factuurgegevens, bedrijfsgegevens, adresgegevens, btw-nummer en facturatievelden. | 7 jaar. |
Evenementenoverzicht
In het overzicht Evenementen zie je per evenement:
- de bewaartermijn voor niet-financiële gegevens;
- de datum waarop niet-financiële gegevens worden geanonimiseerd;
- de vaste bewaartermijn en anonimiseerdatum voor financiële gegevens;
- of gegevens al geanonimiseerd zijn;
- welke acties nog beschikbaar zijn.
Bij afgelopen evenementen wordt duidelijk zichtbaar wanneer gegevens worden geanonimiseerd. Staat een datum dichtbij, dan kun je deze controleren voordat de anonimisering wordt uitgevoerd.
Bewaartermijn van een evenement wijzigen
Bij een evenement kun je de bewaartermijn voor niet-financiële gegevens wijzigen met het bewerk-icoon. Je kiest dan een nieuwe bewaartermijn, bijvoorbeeld 6 maanden, 1 jaar of 2 jaar.
De nieuwe datum moet minimaal 7 dagen in de toekomst liggen. Zo is er altijd tijd om de wijziging te controleren voordat gegevens definitief worden geanonimiseerd. De maximale bewaartermijn is 7 jaar na de einddatum van het evenement.
Gegevens eerder anonimiseren
Voor sommige afgelopen evenementen kun je niet-financiële gegevens eerder laten anonimiseren via Nu anonimiseren.
Na je aanvraag stuurt TicketSoft een bevestigingsmail. Zodra de aanvraag is bevestigd, wordt de anonimisering 7 dagen later ingepland. In die periode kun je de handmatige anonimisering nog annuleren.
Annuleer je de handmatige anonimisering? Dan gebruikt TicketSoft weer de reguliere bewaartermijn van het evenement.
Een losse bestelling beheren
Soms wil je niet het hele evenement aanpassen, maar alleen een specifieke bestelling. Dat kan op de detailpagina van de bestelling bij Klantgegevens.
Je kunt daar twee privacyacties uitvoeren:
| Actie | Wanneer gebruiken? |
|---|
| Niet-financiële gegevens anonimiseren | Wanneer het evenement is afgelopen en de persoonsgegevens van deze bestelling niet meer nodig zijn, of wanneer een bezoeker vraagt om anonimisering. |
| Anonimisering uitschakelen | Wanneer je een concreet en gerechtvaardigd belang hebt om de gegevens van deze bestelling langer te bewaren, bijvoorbeeld bij een geschil tussen bezoeker en organisator. |
Zet anonimisering alleen uit wanneer daar een duidelijke reden voor is. Gebruik dit bijvoorbeeld tijdelijk bij een lopend geschil, klacht of administratieve controle.
Waarschuwingen per e-mail
TicketSoft stuurt een waarschuwing voordat gegevens worden geanonimiseerd. Deze melding gaat naar eigenaren en administrators van de organisatie.
Iedere gebruiker kan deze melding voor zichzelf beheren via de eigen notificatie-instellingen. Staat de melding uit, dan ontvangt die gebruiker geen privacywaarschuwingen per e-mail.
Aangepaste afreken- en ticketvelden
Bij aangepaste afrekenvelden en ticketvelden staat de optie Kan persoonlijke gegevens bevatten. Laat deze optie aan wanneer het veld informatie kan bevatten die direct of indirect naar een persoon te herleiden is.
Voorbeelden van persoonlijke velden zijn dieetwensen, geboortedatum, lidnummer, naam op ticket of speciale toegangsgegevens. Velden zonder persoonsgegevens, zoals een algemene marketingkeuze of praktische voorkeur zonder persoonsinformatie, kun je uitschakelen.
Deze instelling bepaalt of de ingevulde waarde wordt meegenomen bij de anonimisering van niet-financiële gegevens.
Eigen verantwoordelijkheid
TicketSoft anonimiseert gegevens binnen TicketSoft. Gegevens die je exporteert, via de API ophaalt of in externe systemen opslaat, vallen buiten deze automatische anonimisering.
Zorg daarom dat je ook buiten TicketSoft zorgvuldig omgaat met bezoekersgegevens en verwijder of anonimiseer externe kopieën wanneer dat nodig is. 
