Waar vind je deze instellingen?
Ga in het administratiepaneel naar je organisatie-instellingen en open Privacy en bewaartermijnen. Alleen gebruikers met beheerrechten voor de organisatie kunnen deze instellingen aanpassen.Standaardinstellingen
Bij Instellingen bepaal je de standaardwaarden voor nieuwe evenementen.
Je kunt kiezen uit bewaartermijnen van 1 maand tot en met 7 jaar. Kies een termijn die past bij je evenement en bij het doel waarvoor je de gegevens nodig hebt.
Kies je een bewaartermijn langer dan 2 jaar? Controleer dan of dit nodig is en leg dit duidelijk vast in je privacybeleid.
Niet-financiële en financiële gegevens
TicketSoft maakt onderscheid tussen twee soorten gegevens.
Financiële gegevens worden langer bewaard omdat ze nodig kunnen zijn voor de administratie en wettelijke bewaarplicht. Niet-financiële gegevens kun je korter bewaren.
Evenementenoverzicht
In het overzicht Evenementen zie je per evenement:- de bewaartermijn voor niet-financiële gegevens;
- de datum waarop niet-financiële gegevens worden geanonimiseerd;
- de vaste bewaartermijn en anonimiseerdatum voor financiële gegevens;
- of gegevens al geanonimiseerd zijn;
- welke acties nog beschikbaar zijn.
Bewaartermijn van een evenement wijzigen
Bij een evenement kun je de bewaartermijn voor niet-financiële gegevens wijzigen met het bewerk-icoon. Je kiest dan een nieuwe bewaartermijn, bijvoorbeeld 6 maanden, 1 jaar of 2 jaar. De nieuwe datum moet minimaal 7 dagen in de toekomst liggen. Zo is er altijd tijd om de wijziging te controleren voordat gegevens definitief worden geanonimiseerd. De maximale bewaartermijn is 7 jaar na de einddatum van het evenement.Gegevens eerder anonimiseren
Voor sommige afgelopen evenementen kun je niet-financiële gegevens eerder laten anonimiseren via Nu anonimiseren. Na je aanvraag stuurt TicketSoft een bevestigingsmail. Zodra de aanvraag is bevestigd, wordt de anonimisering 7 dagen later ingepland. In die periode kun je de handmatige anonimisering nog annuleren. Annuleer je de handmatige anonimisering? Dan gebruikt TicketSoft weer de reguliere bewaartermijn van het evenement.Een losse bestelling beheren
Soms wil je niet het hele evenement aanpassen, maar alleen een specifieke bestelling. Dat kan op de detailpagina van de bestelling bij Klantgegevens. Je kunt daar twee privacyacties uitvoeren:
Handmatige anonimisering van een bestelling wordt direct uitgevoerd en kan niet worden teruggedraaid. Deze actie gaat alleen over niet-financiële persoonsgegevens. Financiële gegevens, zoals factuurgegevens, blijven onder de financiële bewaartermijn vallen.
Schakel je anonimisering uit voor een bestelling? Dan wordt die bestelling overgeslagen bij de automatische anonimisering. Je blijft als organisator verantwoordelijk voor de afweging en voor het veilig bewaren van de gegevens.
Je kunt anonimisering later weer inschakelen. Als het evenement intussen al geanonimiseerd is, anonimiseert TicketSoft de gegevens van deze bestelling direct zodra je anonimisering weer inschakelt.