E-mails

Er zijn twee manieren waarop je kan zien of een e-mail met de event tickets bij de bezoeker van je evenement afgeleverd en/of geopend is.

Door de bestelling te bekijken Klik in het menu op “Bestellingen”. Kies vervolgens de bestelling waarvan je de e-mail status wilt bekijken. Scroll naar onderen, waar je de aangemaakte e-mails kan bekijken.

In de rechterkolom zie je nu de status(sen) van de e-mail. Dat kunnen één of meer van de volgende statussen zijn:

• Afgeleverd: De e-mail is verzonden en in de mailbox van de bezoeker afgeleverd.
• Geopend: De bezoeker heeft de e-mail geopend.
• Geklikt: Er is op een link in de e-mail geklikt. Veelal is dit de link om de tickets op te slaan in Apple Wallet.
• Bounced: De e-mail kon niet afgeleverd worden bij de bezoeker. Bekijk hier wat daarvan de mogelijke redenen zijn.

Goed om te weten: Door met je muis over de status te bewegen of op een mobiel de status ingedrukt te houden, kan je de datum en tijd zien waarop de actie plaatsgevonden heeft.

Door naar het overzicht van alle e-mails te gaan Klik in het menu op “E-mails”, onder “Instellingen”. Je ziet nu de e-mails die in de afgelopen 30 dagen verzonden zijn.

Bovenaan zie je de statistieken over de afgelopen 30 dagen. Je ziet hier de volgende aantallen en percentages:

• Het aantal verzonden e-mails
• Het aantal geopende e-mails
• Het aantal e-mails waarbij er op een link geklikt is
• Het aantal gebouncde e-mails

Deze statistieken geven je inzicht in acties die bezoekers uitvoeren na het bestellen van tickets. Geen zorgen wanneer een e-mail niet geopend is: De bezoeker kan de tickets na het bestellen ook direct downloaden via de webpagina. Een niet-geopende e-mail betekent dus niet per definitie dat de bezoeker geen tickets heeft.

Het is wel belangrijk om de gebouncde e-mails in de gaten te houden. Deze bezoekers hebben de e-mail namelijk niet onvangen. Je kan hier meer lezen over gebouncde e-mails.

Onder de statistieken kan je de e-mails die aangemaakt zien, wederom in de afgelopen 30 dagen. De nieuwste e-mail staat bovenaan. In de rechterkolom zie je de status(sen) van de e-mail. Dat kunnen één of meer van de volgende statussen zijn:

• Afgeleverd: De e-mail is verzonden en in de mailbox van de bezoeker afgeleverd.
• Geopend: De bezoeker heeft de e-mail geopend.
• Geklikt: Er is op een link in de e-mail geklikt. Veelal is dit de link om de tickets op te slaan in Apple Wallet.
• Bounced: De e-mail kon niet afgeleverd worden bij de bezoeker. Bekijk hier wat daarvan de mogelijke redenen zijn.

E-mailstatistieken zijn beschikbaar voor alle e-mails die verzonden zijn na 14 november 2023, 12:00.

Het kan voorkomen dat een e-mail niet afgeleverd kan worden bij de bezoeker. Dit is meestal een gebruikersfout: Een fout bij het invullen van het e-mailadres. Door met je muis over de status bij de e-mail heen te bewegen, kan je de exacte foutmelding van de bounce vinden. Hieronder zie je veel voorkomende oorzaken van een gebouncde e-mail:

• Het e-mailadres is ongeldig: Het door de bezoeker ingevulde e-mailadres bestaat niet. Dit komt veelal voor doordat er een tikfout is gemaakt in het mailadres.
• De mailbox zit vol: Wanneer een mailbox vol zit, kan een e-mail niet afgeleverd worden.
• Automatisch antwoord: Bijvoorbeeld een “out-of-office” antwoord wanneer iemand op vakantie is

Wanneer een email gebounced wordt, wordt er onderscheid gemaakt tussen een “zachte” bounce en een “harde” bounce. Bij een harde bounce wordt het e-mailadres permanent geblokkeerd. Hiermee voorkomen we dat de reputatie van de mailserver achteruit gaat. Het is veelal namelijk niet toegestaan om e-mails te sturen naar een mailadres dat een e-mail eerder geweigerd heeft. Op verzoek kunnen we een aanvraag indienen bij onze e-mailprovider om het mailadres te deblokkeren.

Bij een zachte bounce is er vaak sprake van een tijdelijk probleem, zoals een volle mailbox. Die e-mailadressen worden niet geblokkeerd en het kan zinvol zijn om de e-mail nogmaals te sturen wanneer de mail niet afgeleverd is.

Een bijzondere vorm van een bounce is een melding van ongewenste e-mail. Wanneer een bezoeker de e-mail als ongewenst markeert, dan wordt het e-mailadres direct geblokkeerd en worden er geen e-mails meer verzonden. De bezoeker heeft dan namelijk expliciet aangegeven de e-mails als ongewenst te ervaren. Tot nu toe is dit nog niet eerder voorgekomen.

Wanneer een bezoeker je contacteert dat hij/zij de tickets niet ontvangen heeft en je ziet dat de e-mail een bounce-status heeft, dan kan je de tickets nogmaals versturen via het administratiepaneel. Wordt de nieuwe e-mail ook gebounced, dan kan je de tickets downloaden en handmatig naar de bezoeker versturen.

Heeft je bezoeker een foutief e-mailadres opgegeven? Het is mogelijk om de tickets bij een bestelling te verzenden naar hetzelfde of een ander e-mailadres. Ga hiervoor naar de bestelling, klik op "Tickets opnieuw verzenden" en klik op het potloodje naast het e-mailadres in de pop-up. Je kan nu een ander e-mailadres opgeven. Let op: Hiermee stuur je enkel de tickets naar een ander e-mailadres. De bestelling blijft gekoppeld aan het e-mailadres dat door de bezoeker opgegeven is.

Een aangepaste bevestigingsmail instellen

Om een aangepaste bevestigingsmail in te stellen, ga je bij je evenement naar "Bevestigingsmail". Vervolgens zie je een overzicht van de e-mails die je in kan stellen.

De verschillende type e-mails TicketSoft kent verschillende type e-mails, die elk hun eigen inhoud hebben:

• Bezoekers via website - Nederlands: Dit is de e-mail die bezoekers die een bestelling plaatsen in je ticketshop ontvangen, wanneer de taal op Nederlands ingesteld staat.
• Bezoekers via website - Engels: Dit is de e-mail die bezoekers die een bestelling plaatsen in je ticketshop ontvangen, wanneer de taal op Engels ingesteld staat.
• Gasten - Nederlands: Wanneer je een gast uitnodigd via het administratiepaneel, ontvangt je gast deze e-mail, wanneer je als taal voor Nederlands kiest.
• Gasten - Engels: Wanneer je een gast uitnodigd via het administratiepaneel, ontvangt je gast deze e-mail, wanneer je als taal voor Engels kiest.

De verschillende statussen We kennen drie verschillende statussen:

• TicketSoft: Er staat geen aangepaste bevestigingsmail ingesteld en de standaard TicketSoft e-mailbevestiging wordt verzonden.
• Aangepaste bevestigingsmail: Je hebt een aangepaste bevestigingsmail ingesteld welke wordt verzonden.
• Ongepubliceerde bevestigingsmail: Er is een aangepaste bevestigingsmail ingesteld, maar deze staat nog op de status "Concept". Zolang de status "Concept" is, wordt de standaard TicketSoft e-mailbevestiging gestuurd. Klik op het potlood-icoon om de status te wijzigen naar "Gepubliceerd" om de aangepaste bevestigingsmail te activeren.

Je aangepaste bevestigingsmail opstellen

Om een aangepaste bevestigingsmail op te stellen, klik je op het potlood-icoon naast het type bevestigingsmail dat je op wilt gaan stellen. Je ziet vervolgens de standaard TicketSoft-bevestigingsmail voor je ingevuld. Je kan deze volledig naar eigen wens aanpassen. Zo kan je extra informatie over het evenement kwijt, informatie over het tassenbeleid, noem het maar op. Onderaan heb je vervolgens de optie om de status van de bevestigingsmail in te stellen. Zolang deze op "Concept" staat, is je bevestigingsmail niet actief. Je kan deze status gebruiken om het voorbeeld te bekijken om te zien hoe je wijzigingen effect hebben op het resultaat. Wil je je bevestigingsmail activeren? Zet de status dan op "Gepubliceerd".

Parameters in je aangepaste bevestigingsmail gebruiken

In een bevestigingsmail kan je parameters kwijt, ook wel placeholders genoemd. Dit zijn variabelen die gekoppeld zijn aan de gegevens van de bestelling of het evenement. Op die manier kan je de e-mail personaliseren en specifieke widgets weergeven. Widgets zijn onderdelen die niet enkel uit tekst bestaan, zoals de ticket QR-codes en de knop om het ticket aan Apple Wallet toe te voegen.

Je kan de volledige lijst met parameters bekijken door op de "Placeholders" knop te drukken in de toolbar van de editor. Klik op een plek in de e-mail, klik op "Placeholders", kies de placeholder uit de lijst en klik erop. De placeholder is nu ingesteld op de plek waar je je inhoud aan het aanpassen was.

In bijna alle gevallen is het nodig om de widget.tickets placeholder in de e-mail op te nemen. Dit zijn de QR-codes van de bestelde tickets. Er zijn een paar uitzonderingen waarin dit mogelijk niet noodzakelijk is, zoals bij online evenementen die via een meeting (Zoom, Teams, etc.) lopen.

Een voorbeeld bekijken

Natuurlijk wil je zien hoe je e-mail eruit komt te zien. Druk daarvoor op het oog-icoontje naast het type e-mail. Vervolgens krijg je een voorbeeld te zien.

Herstellen naar de TicketSoft-bevestigingsmail

Wil je toch weer terug naar de standaard TicketSoft bevestigingsmails? Druk dan op het herstellen-icoon. Je krijgt een bevestigingsdialoog om de keuze om de e-mail te herstellen te bevestigen.