> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://ticketsoft.nl/docs/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Facturatiemodule gebruiken
> Gebruik automatische facturen, btw-verlegging, VIES-controle en facturatievelden in de checkout.
Met de facturatiemodule kan TicketSoft automatisch facturen versturen naar bezoekers die tickets kopen. De module voegt facturatievelden toe aan de checkout, rekent met btw-regels en kan bij buitenlandse zakelijke bestellingen btw automatisch verleggen.
Voor een breder overzicht van betaalmethoden, facturatie en kostenverdeling kun je ook de functiepagina [betalingen en facturatie](https://ticketsoft.nl/functies/betalingen-en-facturatie) bekijken.
## Wat de module toevoegt
* Automatisch versturen van facturen in PDF-formaat via een aparte e-mail.
* Automatische btw-verlegging bij geldige buitenlandse EU-btw-nummers, wanneer die instelling actief is.
* VIES-controle van btw-nummers en bedrijfsgegevens.
* Btw-percentages per tickettype.
* Prijsweergave inclusief of exclusief btw in de ticketshop.
* Factuurnummering met optionele prefix.
* Betalen op factuur voor bezoekers, wanneer deze functie voor jouw organisatie beschikbaar is.
## Voorwaarde: btw-nummer organisator
Voordat je de module kunt activeren, moet het btw-nummer van de organisator bekend zijn. Dit btw-nummer wordt op de facturen getoond. Is het btw-nummer nog niet ingesteld, dan zie je eerst de mogelijkheid om een btw-nummer in te stellen.
## Wat gebeurt er bij inschakelen?
Bij het inschakelen voert TicketSoft automatisch meerdere acties uit:
| Actie | Gevolg |
| ----------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Afrekenformulier wordt evenementspecifiek | Het evenement gebruikt niet langer het globale afrekenformulier. |
| Facturatievelden worden toegevoegd | Zakelijke bestelling, land, bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en PO-nummer worden automatisch toegevoegd. |
| Prijsweergave gaat standaard naar exclusief btw | Dit kun je daarna aanpassen in de instellingen van de facturatiemodule. |
| Bedrijfsvelden staan standaard aan | Bezoekers zien de zakelijke velden standaard, tenzij je dit wijzigt. |
| Organisator betaalt service- en boekingskosten | Service- en boekingskosten worden geacht in de ticketprijs te zitten. Neem contact met ons op als je deze toch wilt doorbelasten. |
| Btw-percentage per ticket is beschikbaar | Standaard wordt 21% gebruikt, maar je kunt dit per tickettype aanpassen. |
De samenhang met het afrekenformulier is direct: zodra de facturatiemodule actief is, voegt TicketSoft automatisch facturatievelden toe aan het evenementspecifieke afrekenformulier. Deze facturatievelden beheer je via de facturatiemodule en niet als gewone losse afrekenvelden.
## Automatisch toegevoegde afrekenvelden
| Veld | Type | Functie |
| -------------------- | -------- | ---------------------------------------------------------------------------- |
| Zakelijke bestelling | Checkbox | Bezoeker geeft aan dat het om een zakelijke of particuliere bestelling gaat. |
| Land van registratie | Dropdown | Bepaalt welk btw-systeem geldt. |
| Bedrijfsnaam | Tekst | Naam van de factuurontvanger. |
| Straat | Tekst | Factuuradres. |
| Huisnummer | Tekst | Factuuradres. |
| Postcode | Tekst | Factuuradres. |
| Plaats | Tekst | Factuuradres. |
| Btw-nummer | Tekst | Nodig voor btw-verlegging binnen de EU. |
| PO-nummer | Tekst | Optionele referentie voor de klant. |
## Instellingen van de facturatiemodule
| Instelling | Functie | Wanneer gebruiken? |
| ------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Btw binnen eigen land | Wordt via het btw-percentage per tickettype bepaald. | Gebruik **Tickettypen** om per ticket het juiste percentage te zetten. |
| Btw binnen de EU | Keuze tussen **Btw verleggen** en **Btw van ticket in rekening brengen**. | Gebruik **Btw verleggen** wanneer zakelijke EU-klanten buiten je eigen land met geldig btw-nummer zonder btw moeten bestellen. |
| Btw buiten de EU | Keuze tussen **Geen btw (0%)** en **Btw van ticket in rekening brengen**. | Afhankelijk van je fiscale situatie. |
| Toon prijzen inclusief/exclusief btw | Bepaalt hoe prijzen in de ticketshop worden weergegeven. | B2B-evenementen tonen vaak exclusief btw, consumentenevenementen meestal inclusief btw. |
| Bedrijfsvelden standaard zichtbaar | Bepaalt of zakelijke velden direct zichtbaar zijn of pas na het aanvinken van zakelijke bestelling. | Zet dit standaard aan voor zakelijke evenementen en standaard uit voor consumentenverkoop met optionele factuur. |
| Factuurnummer-prefix | Voorvoegsel voor factuurnummers, bijvoorbeeld `TS-`. | Handig voor boekhouding of evenementreeksen. Nummering loopt door over evenementen. |
## Hoe btw-verlegging en VIES-controle werken
Wanneer een bezoeker een zakelijke bestelling plaatst vanuit een ander EU-land en btw-verlegging actief is, controleert TicketSoft het btw-nummer via VIES.
De checkout-flow werkt als volgt:
De zakelijke velden worden zichtbaar, of staan al standaard open wanneer die instelling actief is.
Het land bepaalt of btw-verlegging mogelijk is. Het btw-nummer moet passen bij de landcode.
Bedrijfsnaam, adres en eventueel PO-nummer worden gebruikt voor de factuur.
Voor EU-btw-verlegging is het btw-nummer verplicht. Zonder btw-nummer kan de bezoeker doorgaan zonder btw-verlegging.
Het systeem controleert of het btw-nummer geldig is en vergelijkt beschikbare VIES-gegevens met de ingevulde bedrijfsgegevens.
Bij afwijkingen kan de bezoeker gegevens vervangen door VIES-gegevens of doorgaan zonder btw-verlegging.
Na betaling maakt TicketSoft factuurregels aan. Verlegde btw-regels worden op de factuur gemarkeerd.
## Betalen op factuur
We rollen Betalen op factuur gefaseerd uit naar organisatoren. Zie je de instelling nog niet, maar wil je de functie eerder gebruiken? Neem dan contact met ons op.
Met **Betalen op factuur** kan een bezoeker in de checkout kiezen om eerst een factuur te ontvangen. TicketSoft maakt direct een definitieve factuur aan en verstuurt een factuurmail met een online betaallink en gegevens voor bankoverschrijving. De tickets worden pas verzonden en bruikbaar nadat de betaling is ontvangen.
De functie gebruikt dezelfde factuurgegevens, btw-regels, factuurnummering en PDF-facturen als de rest van de facturatiemodule. Er zijn dus geen aparte factuurvelden voor Betalen op factuur.
### Wanneer is Betalen op factuur beschikbaar?
De betaaloptie verschijnt alleen in de checkout wanneer alle voorwaarden kloppen:
* TicketSoft heeft Betalen op factuur voor jouw organisatie ingeschakeld.
* De facturatiemodule staat aan voor het evenement.
* Je hebt **Betalen op factuur aanbieden** aangezet in de facturatiemodule van het evenement.
* Overboekingen zijn ingeschakeld voor je organisatie.
* De vervaldatum kan nog op tijd worden gehaald.
TicketSoft verbergt de optie automatisch als de betalingstermijn niet meer past bij de start van het evenement of ticket. De vervaldatum is de ingestelde betaaltermijn, maar nooit later dan de dag voor de vroegste relevante starttijd. Als een tickettype een eigen starttijd heeft, gebruikt TicketSoft die starttijd. Bij meerdere tickettypen in één bestelling gebruikt TicketSoft de vroegste starttijd.
### Instellingen per evenement
Wanneer Betalen op factuur voor jouw organisatie beschikbaar is, zie je extra instellingen onder de facturatiemodule:
| Instelling | Functie |
| ----------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Betalen op factuur aanbieden | Zet de betaaloptie aan of uit voor dit evenement. |
| Betaaltermijn in dagen | Bepaalt hoeveel dagen de bezoeker krijgt om te betalen. Standaard is dit 14 dagen. |
| Capaciteit reserveren | Laat openstaande factuurbestellingen meetellen in de beschikbare capaciteit. Dit staat standaard aan. |
| Automatische herinneringen | Stuurt een betalingsherinnering wanneer de factuur na de vervaldatum nog openstaat en er nog minimaal één dag tot de start is. |
| Capaciteit automatisch vrijgeven na vervaldatum | Geeft gereserveerde capaciteit vrij na het ingestelde aantal dagen na de vervaldatum. |
| Automatisch crediteren na vrijgave | Maakt automatisch een creditfactuur aan wanneer capaciteit wordt vrijgegeven vanwege een verlopen factuurbetaling. |
Schakel capaciteit reserveren alleen uit als je bewust accepteert dat een latere betaling tot capaciteitsoverschrijding kan leiden.
### Wat ziet de bezoeker?
De checkout toont **Betalen op factuur** als aparte betaalmethode. Na het plaatsen van de bestelling gebeurt het volgende:
De bestelling krijgt de status wacht op betaling. De tickets zijn nog niet geldig en worden nog niet verzonden.
De factuur is een definitieve factuur en wordt als PDF meegestuurd.
De e-mail bevat een knop om online te betalen en, als alternatief, de overboekingsgegevens met een unieke overboekingscode. Hierdoor kan de overboeking geautomatiseerd verwerkt worden.
Dit geldt voor online betaling en voor bankoverschrijving, mits de overboekingscode exact wordt gebruikt.
Na betaalbevestiging worden de tickets geldig gemaakt en per e-mail verzonden.
Op de statuspagina kan de bezoeker de factuur online betalen. Bankoverschrijving blijft mogelijk via de getoonde IBAN, BIC en unieke overboekingscode, maar we adviseren de bezoeker om online te betalen omdat bankoverschrijvingen langer kunnen duren.
### E-mails aanpassen
Wanneer Betalen op factuur actief is, komen er extra varianten beschikbaar bij de bevestigingsmails:
* Bezoekers (betalen op factuur) - Nederlands en Engels.
* Bezoekers (betalingsherinnering factuur) - Nederlands en Engels.
Deze e-mails ondersteunen onder andere variabelen voor factuurnummer, vervaldatum, bedrag, betaallink, IBAN, BIC en overboekingscode. Als je geen aangepaste tekst publiceert, gebruikt TicketSoft standaardteksten.
### Openstaande factuurbestellingen beheren
Bij een bestelling die via Betalen op factuur is geplaatst, zie je in de bestelling extra betaalinformatie, zoals de overboekingscode, IBAN/BIC, vervaldatum en reserveringsstatus.
Je kunt handmatig:
* gereserveerde capaciteit vrijgeven;
* capaciteit opnieuw reserveren, zolang dit binnen de beschikbare capaciteit past;
* de factuurmail opnieuw versturen;
* de factuur crediteren via de bestaande factuuracties.
Als een betaling later binnenkomt nadat capaciteit niet was gereserveerd of al is vrijgegeven, verwerkt TicketSoft de betaling alsnog en worden de tickets verzonden. Leidt dit tot capaciteitsoverschrijding, dan ontvangt de organisator een waarschuwing. Je kunt dan de tickets van de te laat betaalde factuur intrekken. Als een factuur automatisch is gecrediteerd en de betaling daarna alsnog via PAY binnenkomt, verwerkt TicketSoft de betaling en maakt het systeem een administratieve correctie zodat de facturatie weer klopt.
## Uitschakelen
Bij uitschakelen worden er geen nieuwe facturen meer aangemaakt en wordt btw niet meer automatisch verlegd of op 0% gezet. TicketSoft zet de facturatievelden in het afrekenformulier op verwijderd, zodat gewone afrekenvelden overblijven.
Stem btw-instellingen altijd af met je eigen boekhouder of fiscaal adviseur. TicketSoft faciliteert de instellingen en controles, maar bepaalt niet welke btw-regel fiscaal juist is voor jouw evenement.