> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://ticketsoft.nl/docs/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Bestellingen beheren > Bekijk, zoek en beheer bestellingen, klantgegevens, tickets, scan-historie, facturen en terugbetalingen. De pagina **Bestellingen** is het centrale overzicht van alle bestellingen binnen je organisatie. Vanuit dit overzicht open je een bestelling om gegevens te controleren, tickets toe te voegen, tickets opnieuw te verzenden, ticketstatussen te wijzigen, scan-historie te bekijken of een terugbetaling aan te maken. ## Bestellingenoverzicht In het overzicht zie je per bestelling: | Kolom | Betekenis | | ----------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | | Bestelnummer | Het interne nummer van de bestelling. Klik hierop om de bestelling te openen. | | Besteldatum | Datum en tijd waarop de bestelling is aangemaakt. | | Evenement | Het evenement waarvoor de bestelling is geplaatst. | | Bezoeker | Naam van de koper, gast of deurverkoopbestelling. | | Status | Betaald, niet betaald, terugbetaald of gedeeltelijk terugbetaald. | | Totaalbedrag bestelling | Het totale bedrag van de bestelling. | Het overzicht is gepagineerd. Je kunt zelf instellen of je **10**, **25**, **50** of **100** bestellingen per pagina ziet. ## Zoeken Gebruik **Zoeken** om een bestelling terug te vinden op: * bestelnummer; * voornaam; * achternaam; * volledige naam; * e-mailadres. Een zoekopdracht op bestelnummer zoekt exact op dat nummer. Namen en e-mailadressen worden als tekst gezocht, waardoor een deel van een naam of e-mailadres meestal voldoende is. ## Bestelling bekijken Op de detailpagina zie je alle informatie over een bestelling: * bestelstatus en betaalstatus; * bestellink naar de checkoutstatus; * klantgegevens; * afrekenvelden; * ticketvelden; * facturen voor de bestelling; * betalingen en terugbetalingsacties; * de mogelijkheid om gratis tickets aan een betaalde bestelling toe te voegen; * privacyacties voor klantgegevens; * tickets, ticketstatussen en scan-informatie; * verzonden e-mails en bezorgstatussen. Bij TicketSwap-bestellingen kan zichtbaar zijn dat de bestelling via TicketSwap is aangemaakt en een eerdere bestelling vervangt. ## Klantgegevens aanpassen Je kunt op een bestelling de klantgegevens aanpassen: * voornaam; * achternaam; * e-mailadres. Na opslaan worden de klantgegevens op de bestelling bijgewerkt. Gebruik dit bijvoorbeeld wanneer een bezoeker een typefout in het e-mailadres heeft gemaakt. Een ticket opnieuw verzenden naar een ander e-mailadres wijzigt het e-mailadres van de bestelling niet. Wil je het e-mailadres van de bestelling aanpassen, wijzig dit dan bij de klantgegevens. ## Privacyacties op een bestelling Bij **Klantgegevens** kun je ook privacyacties uitvoeren voor een losse bestelling. | Actie | Werking | | ------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Niet-financiële gegevens anonimiseren | Anonimiseert de niet-financiële persoonsgegevens van deze bestelling direct. Dit kan na afloop van het evenement en kan niet worden teruggedraaid. | | Anonimisering uitschakelen | Zorgt dat deze bestelling niet wordt meegenomen in de automatische anonimisering. Gebruik dit alleen als je een concreet en gerechtvaardigd belang hebt om de gegevens langer te bewaren. | | Anonimisering inschakelen | Laat de bestelling weer meelopen met de automatische anonimisering. Als het evenement al geanonimiseerd is, worden de gegevens van deze bestelling direct geanonimiseerd. | Gebruik **Anonimisering uitschakelen** bijvoorbeeld wanneer er een geschil, klacht of administratieve controle loopt waarbij je de gegevens tijdelijk langer nodig hebt. Je blijft zelf verantwoordelijk voor deze afweging. Is een bestelling eenmaal geanonimiseerd, dan kun je de oorspronkelijke persoonsgegevens niet herstellen. ## Afrekenvelden aanpassen Als het evenement een afrekenformulier gebruikt, toont de bestelling de ingevulde afrekenvelden. TicketSoft maakt onderscheid tussen: * **facturatievelden**: velden die bij de facturatiemodule horen, zoals bedrijfs- en factuurgegevens; * **reguliere afrekenvelden**: extra velden die je zelf in het afrekenformulier hebt ingesteld; * **historische velden**: waarden van velden die op het moment van bestellen bestonden, maar later niet meer in het huidige formulier staan. Per zichtbaar veld kun je: * de waarde kopiëren; * de waarde wijzigen; * ontbrekende velden alsnog toevoegen; * een veld verwijderen wanneer dat veilig kan. Een verplicht veld mag niet leeg worden opgeslagen. Een afrekenveld dat als parameter in de bevestigingsmail wordt gebruikt, kan niet uit de bestelling worden verwijderd. Daarmee voorkomen we dat e-mailtemplates verwijzen naar een waarde die niet meer bestaat. ## Ticketvelden aanpassen Ticketvelden horen bij een specifiek tickettype en worden per ticket opgeslagen. Op de bestelling kun je per ticket de ingevulde ticketvelden bekijken en wijzigen. TicketSoft ondersteunt bij het aanpassen onder andere tekstvelden, datums, nummers, keuzelijsten, checkboxen, landenvelden en uploadvelden, afhankelijk van het veldtype dat bij het tickettype is ingesteld. Bij uploadvelden wordt het bestand opnieuw verwerkt. Bij afbeeldingsvelden blijft de bestaande waarde behouden wanneer je geen nieuwe upload doet. ## Tickets toevoegen aan een bestelling Administratoren kunnen tickets toevoegen aan een bestaande (betaalde) bestelling. Gebruik dit bijvoorbeeld om een bezoeker achteraf een extra toegangsbewijs, gastenticket of compensatieticket te geven zonder een nieuwe bestelling of betaling aan te maken. Je kunt per actie 1 tot 100 tickets toevoegen. We tonen je de beschikbare tickettypen van hetzelfde evenement. Online tickets, deurverkooptickets, gastentickets en bundels kunnen worden toegevoegd. Producten kunnen niet als los ticket aan een bestelling worden toegevoegd. Wil je een betaling ontvangen voor de tickets? Laat de bezoeker de tickets dan via de ticketshop bestellen. Toegevoegde tickets krijgen: * prijs `0`; * servicekosten `0`; * status **Te gebruiken**; * een eigen ticketregel op de bestelling; * geen ingevulde ticketvelden. We controleren de capaciteit voordat de tickets worden toegevoegd. Bij een ticketgroep telt de groepscapaciteit mee. Bij een bundel controleren we de capaciteit van de onderliggende tickets en maakt het systeem voor elk onderdeel de juiste losse tickets aan. Tickets die je op deze manier toevoegt, tellen mee voor de capaciteit alsof ze via de ticketshop zijn uitgegeven. Gratis tickets zijn niet via TicketSwap door te verkopen. Na het toevoegen kun je de tickets direct opnieuw verzenden. Standaard gebruikt TicketSoft het e-mailadres van de bestelling. Je kunt voor deze verzending ook een ander e-mailadres invullen. Is er onvoldoende capaciteit beschikbaar, dan worden de tickets niet toegevoegd. ## Ticketstatus wijzigen Per ticket kun je de status wijzigen wanneer het ticket betaald en niet terugbetaald is. Beschikbare statussen zijn: | Status | Gebruik | | ------------ | ------------------------------------------- | | Te gebruiken | Het ticket is geldig en kan worden gescand. | | Gebruikt | Het ticket is al als gebruikt gemarkeerd. | | Ingetrokken | Het ticket is ongeldig gemaakt. | Een statuswijziging wordt vastgelegd in de scan-historie. Wanneer je een ticket intrekt, verlaagt TicketSoft het aantal verkochte tickets van het tickettype. Wanneer je een ingetrokken ticket weer geldig maakt, verhoogt TicketSoft dat aantal opnieuw. Statuswijzigingen sturen ook een update naar gekoppelde wallet-tickets, zodat bijvoorbeeld Google Wallet de nieuwe status kan verwerken. ## Scan-historie bekijken Via de scan-historie van een ticket zie je welke acties op het ticket zijn uitgevoerd. Per regel toont TicketSoft: * scanmoment of wijzigingsmoment; * uitscanmoment, als uitscannen is gebruikt; * aanwezigheidsduur, als die beschikbaar is; * type actie, zoals inscan, wijziging naar gebruikt, wijziging naar niet gebruikt of wijziging naar ingetrokken; * gebruiker die de actie uitvoerde, of **Onbekend** als die niet bekend is. Gebruik scan-historie om vragen aan de ingang te beantwoorden, te controleren waarom een ticket niet meer geldig is of te zien of een ticket handmatig is aangepast. ## Tickets opnieuw verzenden Met **Tickets opnieuw verzenden** stuur je de ticketmail opnieuw. Standaard staat het e-mailadres van de bestelling ingevuld. Je kunt een ander e-mailadres gebruiken voor deze verzending. TicketSoft verzendt fysieke tickets als PDF-tickets. Voor online tickets is geen PDF met QR-code beschikbaar. Als een bestelling alleen online tickets bevat, is downloaden of opnieuw verzenden als PDF daarom niet hetzelfde als bij fysieke tickets. ## Tickets downloaden Als de bestelling fysieke tickets bevat, kun je de PDF downloaden. Online tickets hebben geen PDF met QR-code. De download is bedoeld om tickets handmatig naar een bezoeker te sturen of intern te controleren. ## Facturen op een bestelling Wanneer de facturatiemodule voor het evenement actief is, kan een bestelling facturen bevatten. Op de bestelling zie je onder andere: * factuurdatum; * factuurnummer; * bedragen; * downloadknop voor de PDF; * eventuele mogelijkheid om een factuur te crediteren. Je kunt ook een aanvullende factuurregel laten aanmaken. Daarvoor vul je per regel een omschrijving, aantal, stuksprijs, btw-percentage en eventueel btw-verlegging in. TicketSoft maakt daarna een nieuwe factuur aan en verzendt deze. ## Terugbetalen Als een bestelling betaald is en de betaling technisch terugbetaalbaar is, kun je een terugbetaling starten. TicketSoft ondersteunt volledige en gedeeltelijke terugbetalingen. Bij een gedeeltelijke terugbetaling kies je welke tickets worden terugbetaald. Je kunt per ticket ook aangeven of de servicekosten worden terugbetaald. Een terugbetaling kan optioneel per e-mail aan de bezoeker worden bevestigd. Na een terugbetaling: * wordt het terugbetaalde ticket als terugbetaald gemarkeerd; * wordt een nog geldig ticket ingetrokken; * wordt een statuswijziging in de scan-historie vastgelegd; * wordt het bestelbedrag aangepast; * wordt de bestelling als terugbetaald of gedeeltelijk terugbetaald gemarkeerd; * wordt intern een melding aangemaakt. Een terugbetaling lukt alleen als de betaling betaald is, nog niet volledig is terugbetaald, een geldige betaalreferentie heeft en niet geblokkeerd wordt door een lopende terugbetalingsaanvraag. ## Bestelling verwijderen Betaalde bestellingen kunnen niet worden verwijderd. Een onbetaalde bestelling kan door TicketSoft verwijderd worden op verzoek van de organisator. Bij verwijderen worden gekoppelde gegevens zoals tickets, betalingen, factuurdata en veldwaarden opgeschoond. ## Praktische werkwijze Gebruik bestelnummer, naam of e-mailadres in het bestellingenoverzicht. Open de bestelling en controleer betaalstatus, klantgegevens, tickets en eventuele facturen. Pas gegevens aan, voeg gratis tickets toe, verzend tickets opnieuw, download de PDF, wijzig een ticketstatus of start een terugbetaling. Kijk na een wijziging naar de bestellingstatus, ticketstatus en eventueel de scan-historie.